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完全主義にさようなら!優先順位だね。パレートさん!

3月に、高校生十数人をアメリカに連れて行くという友人に会って、
お茶を飲んだ。いろいろやらねばならないこともあり、毎日、忙しいという。
「仕事の優先順位」という言葉が会話の中に出てきた。

 忙しい友達に、私が、教えることがある。「パレートの法則」だ。
別名「80対20の法則」「2:8の法則」「80-20のルール」とも呼ばれる。

 あなたが、忙しく生きていて、もし、この法則を知らなかったら
このパレートの法則、頭に入れて欲しい。

気持ちが楽になり、行動力が上がり集中力がつきます。

あなたが忙しくて死にそうな日々を生きてるとしよう。
そうしたら、やらなくちゃならないをこと今すぐ
一個一個文字にして箇条書きにしょう。
       ↓
「ハイ、書き上げます。10個にもなりました。」
       ↓

Ab_3  それでは、それに大切さ、重要度で番号をふってください。
そうしたら、その番号順に並べ替えましょう。(Aの作業)
       ↓
 優先順位、重要度の高い上から二つの項目が、実はあなたの忙しい状況、
気分の80パーセントを作り占めており、Bの状況になってます。
 あなたの忙しさの実際と気分の80パーセントを作っているのは、
やらなければならない10個のうち、優先・重要度の高い上から二つの項目なのです。
 だから、あれもこれもあたふたせずにまず、この二つだけを考え処理する、取り掛かり仕上げることが大切す。
       ↓

 優先・重要度の高い20パーセントのことをやると全体の80パーセントのことが片付くと言えるのです。
 それには先に言ったように優先・重要度の高い2項目が忙しさの実際の世界80パーセントを占めているからと言えるし(C=B)

       ↓

というだけでなく、私が思うに、このまず優先順位の高い二つに
取り掛かりる行動の中で、エネルギーが充電され判断力、
処理能力も高まり、これは、「やらなくて
いい」やとか、
「これは○○に頼んでやらせた方がいい」とか閃いたり、
そういういろんな形で処理されたり、さらには
優先順位の高い2項目に他の項目が含まれている部分があったり
連動していたりということで、その2項目をやることで、
他の項目が電話一本で済むようになったり気づいたりして
処理されたりとかが、そういういろんなことが
上位2項目やることで発生するような気がします。(D)
       ↓

Cd_2  あれこれ全部やらねばと頭の中であっぷあっぷせず、目の前にやらねばならないことを書き出だし優先順位をつけ、欲張らずまず、上位2項目だけまず手をつけ取り掛かること。忙しさの80パーセントが済んでしまう、処理されるというプレゼントがあるということです。

 私が、この「パレートの法則」に出会ったのは、東京の予備校勤務時代でした。既に、様々な権限委譲をされて、広告・経営戦略の仕事をし、同時に死ぬほど忙しかった頃で、それでもいろんなビジネスセミナーに連れて行ってくれた当時の社長(現衆議院議員・内閣官房副長官・文部科学大臣政務官下村博文氏)と、共に受けたセミナーでこの「パレートの法則」を知り、感動しました。

 そんなセミナーの中で、やはり学んだというか知ったことです優先順位もパレート法則も大切なのですが、何よりまず、書き出すということが大切です。

 一時期、伊勢丹百貨店が売り上げ低迷のテコ入れで、あるコンサルタントに売り上げアップを依頼。彼は、それまであった全職員の日報に、「明日やること」という項目を新たに設け、毎日、業務終了時に翌日やる5項目だか6項目を書かせたのです。

 翌年、伊勢丹は、一気に売り上げを150パーセントだったか、とにかく、売り上げ業績をあげ、そのコンサルタントは、契約料の他に、成功報酬2000万のボーナスを貰ったという話も聞きました。

 「なんだ、そんなこと」という人もいるかもしれません。
しかし「明日やること」を書けば、これだけの売り上げがあがります、長い業績低迷を脱せますと言うのは、相当な経験とコンサルのスキルがいると思います。

 でも、今では、やらねばならないことを箇条書きにするというのは、かなりの人がやっているでしょう。さらに、優先順位をつけ、欲張らず、まずは、上位1,2に集中して取り掛かり、片付けるという意識があれば、うんざりしません。
この法則は、いろんなことに、状況に応用できます。

ホームページ「ナカムラユウコウの世界」http://www.nakamurayukoh.com/

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